I. Dokumenty Państwowe:
Materiał szkoleniowy opracowany przez Kuratorium Oświaty w Gdańsku
Instrukcja rejestracji wypoczynku przez organizatora
II. Dokumenty Związkowe:
Karta kwalifikacyjna do pobrania.
Pozostałe dokumenty dostępne są pod adresem www.haliz.zhp.pl
III. Dokumenty Chorągwiane:
Lista dokumentów niezbędnych do zatwierdzenia form wypoczynku.
Wykaz dokumentów niezbędnych do rozliczenia wypoczynku (obozu lub kolonii).
IV. Zatwierdzanie wypoczynku w Komendzie Chorągwi Gdańskiej:
Możliwe jest wyłącznie elektroniczne zatwierdzanie form wypoczynku:
1. Przygotowujemy potrzebną dokumentację i umieszczamy w systemie zgłaszania HALiZ (instrukcja dostępna tutaj).
2. Zgłaszamy do zatwierdzenia dokumenty minimum 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia obozu.
3. Następnie po elektronicznym zatwierdzeniu przez upoważnioną osobę przesyłamy do sekretariatu Chorągwi Gdańskiej ZHP wydrukowane (dwa egzemplarze) i podpisane przez odpowiednie osoby:
– Raport przedobozowy,
– Plan finansowy.
4. Otrzymane dokumenty podpisuje osoba upoważniona i odsyłamy (Wasze egzemplarze).
V. Dokumenty finansowe:
- Oświadczenie pracownika/zleceniobiorcy 2016 r.
- Kalkulator zleceń (nie dotyczy umów ryczałtowych do kwoty 200,00 zł włącznie)
- Ksiazka finansowa obozu
- Ksiazka finansowa obozu – strona tytułowa
- Rachunek kosztów podróży – komunikacja zbiorowa (bilety)
- Rachunek kosztów podróży – samochód (kilometrówka)
- Ewidencja przebiegu pojazdu
- Faktura VAT RR – dotyczy zakupu owoców i warzyw od rolników ryczałtowych
- Dokumentacja magazynu żywnościowego – dotyczy obozów, stanic i baz harcerskich, które prowadzą samodzielnie żywienie dla minimum 50 osób dziennie choćby raz w trakcie trwania tej formy HALiZ
- Sprawozdanie finansowe obozu
- Wzór opisu faktur rozliczanych w ramach dotacji
- Oświadczenie – zobowiązanie
- Wycena do umów wolontariackich
- Protokół przyjęcia zakupionego sprzętu na stan hufca
- Protokół wydania, wypożyczenia, zwrotu sprzętu obozowego
- Protokół zdawczo-odbiorczętu przekazania sprzętu między turnusami
- Protokół kradzieży
- Protokół zniszczenia