Pytania i odpowiedzi – działanie KSI

Co należy zrobić w celu uzyskania/przedłużenia uprawnień do prowadzenia prób phm?

Prosimy o przesłanie (wszystko może być mailem):

• trzech przykładowych prób prowadzonych przez Was w ciągu ostatnich 3 lat – minimum zestawy zadań wraz z charakterystyką kandydata; w przypadku przedłużania winny to być próby phm;
• informacji o działaniach z opiekunami prób, faktycznymi i potencjalnymi, prowadzonych przez KSI;
• informacji o działaniach KSI i jej członków w zakresie ogólnie pojętej pracy z kadrą;
• informacji o kształceniu się członków KSI.

Pamiętajcie, że zgodnie z SSI wniosek o przedłużenie uprawnień powinien zostać złożony najpóźniej na 2 miesiące przed wygaśnięciem dotychczasowych.

Czy protokoły KSI trzeba drukować, czy można je przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej?

Obowiązująca Instrukcja kancelaryjno-archiwalna ZHP (2020) nakazuje ich drukowanie przed przekazaniem do archiwum:

Po jakim czasie przekazujemy dokumentację do archiwum?

Kwestie te reguluje Instrukcja kancelaryjno-archiwalna ZHP (2020). Powinniśmy to robić co najmniej raz w roku, przekazując do archiwum dokumenty zakończonych spraw: protokoły posiedzeń, karty/wnioski zamkniętych prób itp. (pkt 41). Instrukcja mówi, że nie należy trzymać w KSI dokumentów zakończonych spraw dłużej niż dwa lata od ich zakończenia.

W samym archiwum dokumentacja KSI jest przechowywana przez różny okres (Zał. 7, klasa archiwalna 51):

• protokoły posiedzeń oraz rejestry prowadzonych prób – bezterminowo, tj. po wsze czasy,
• wnioski o otwarcie/zamknięcie prób, karty prób – 3 lata.