Co należy zrobić w celu uzyskania/przedłużenia uprawnień do prowadzenia prób phm?
Prosimy o przesłanie (wszystko może być mailem):
- trzech przykładowych prób phm prowadzonych przez Was w ciągu ostatnich 3 lat – minimum zestawy zadań wraz z charakterystyką kandydata; w przypadku przedłużania winny to być próby phm;
- informacji o działaniach z opiekunami prób, faktycznymi i potencjalnymi, prowadzonych przez KSI;
- informacji o działaniach KSI i jej członków w zakresie ogólnie pojętej pracy z kadrą;
- informacji o kształceniu się członków KSI.
Pamiętajcie, że zgodnie z SSI wniosek o przedłużenie uprawnień powinien zostać złożony najpóźniej na 2 miesiące przed wygaśnięciem dotychczasowych.
Czy protokoły KSI trzeba drukować, czy można je przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej?
Obowiązująca Instrukcja kancelaryjno-archiwalna ZHP (2016) nakazuje ich drukowanie przed przekazaniem do archiwum:
110. Dokumenty funkcjonujące wyłącznie w formie elektronicznej (np. czasopisma internetowe) przekazywane są do archiwum – poza nośnikiem – także w formie wydruku.
Po jakim czasie przekazujemy dokumentację do archiwum?
Kwestie te reguluje Instrukcja kancelaryjno-archiwalna ZHP (2016). Powinniśmy to robić co najmniej raz w roku, przekazując do archiwum dokumenty zakończonych spraw: protokoły posiedzeń, karty/wnioski zamkniętych prób itp. (p. 39) Instrukcja mówi, że nie należy trzymać w KSI dokumentów zakończonych spraw dłużej niż dwa lata od ich zakończenia.
W samym archiwum dokumentacja KSI jest przechowywana bezterminowo, tj. po wsze czasy. Wyjątkiem są protokoły posiedzeń i karty prób na stopnie, które można zniszczyć po 10 latach. (Zał. 7, klasa archiwalna 51).
