Piątkowy wieczór zaczynał się niepozornie – od zmroku, to jest od około godziny 16:00 zaczęli zjeżdżać się uczestnicy, po jednym, dwoje, aż koło 18:00 nastąpił prawdziwy wysyp – razem 32 uczestników i 8 osób kadry. Po kolacji wszyscy udali się na Salę Kominkową (która za dnia urzeka widokiem na Zatokę Gdańską), gdzie odbyły się trwające długo, przedstawiające gruntowne podstawy prelekcje. Wtedy też odbyła się pierwsza część wdrożenia uczestników warsztatów w obrzędowość uniwersytecką – każdy otrzymał własny indeks, do którego miał zbierać wpisy z kolejnych zajęć, by móc uzyskać dyplom ukończenia szkolenia. Około 23:30 wszyscy uczestnicy mogli udać się spać, bądź pozostać, by dyskutować nad prezentowanymi przypadkami w ramach zajęć Case Study – sytuacji, które stanowiły wyzwania w zakresie wizerunku dla harcerstwa w kraju z ostatnich lat. Przeładowani wiedzą i trawiący powoli przyswajaną przez cały wieczór ogromną dawkę informację uczestnicy udali się spać do łóżek.
W sobotę od 08:00 rano zaczęły się zajęcia w blokach programowych, które miały trwać przez kolejne 12 godzin. Cztery bloki po 2,5 godziny, z przerwami po pół godziny każda (poza obiadową, która trwała godzinę). Każdy z uczestników mógł wybrać cztery różne bloki bądź któryś z monobloków – fotograficzny albo video, gdzie uczestnicy przez trzy bloki pozyskiwali gruntowną wiedzę z danego obszaru. Pozostałe zajęcia z oferty to zajęcia z grafiki, wymyślania logo, fotografii telefonem, kompozycji, obsługi Office365, social mediów, dziennikarstwa czy identyfikacji wizualnej. Po wszystkim nastąpił czas konsultacji z wykładowcami – możliwość zadania wszelkich pytań i uzyskania na nie odpowiedzi. Następnie podjęta została niecodzienna forma – Open Space. Każdy z uczestników miał możliwość zaproponowania tematu do dyskusji, które odbywały się w trzech różnych miejscach w trzech turach, a uczestnicy mogli wędrować pomiędzy dyskusjami wedle uznania. Proponowane tematy to między innymi kwestie nowoczesnego naboru, miejsce autora w ZHP czy zadania szefa zespołu promocji.
Niedziela powitała Gdynię słońcem, więc po krótkich zajęciach wprowadzających uczestnicy podjęli się próby synergicznego zebrania umiejętności zdobywanych przez cały weekend w konkretną pracę. Dwie z sześciu zupełnie losowo wybranych grup opracowało modelowe planu pracy zespołu komunikacji i promocji, zaś pozostałe cztery spróbowały opracować komunikację konkretnych wydarzeń – poprzez filmiki, grafikę, wydarzenia na Facebooku. Każda z grup zdołała w przeciągu półtorej godziny opracować wybrany samodzielnie materiał promocyjny, co było godne podziwu jak na tak krótki okres czasu. Następnie obrzędowo nastąpiło rozdanie dyplomów oraz wręczenie podziękowań. Braterski krąg zakończył pierwszy zjazd Uniwersytetu Komunikacji i Promocji w Gdyni.
Podziękowania należą się Fundacji Rozwoju ZHP Chorągwi Gdańskiej za współpracę przy organizacji miejsca noclegowego oraz prowadzącym poszczególne warsztaty, to jest:
phm. Adrian Łukaszewski
phm. Marta Bednarska
phm. Joanna Karczewska
phm. Andrzej Żmijewski
pwd. Monika Drozdrowska
pwd. Karol Grodzicki
pwd. Daria Kozielecka
pwd. Marek Zajkowski
pwd. Adela Ziółkowska
pwd. Dawid Zdrojewski
dh Maciej Kołek
dh. Marta Ratkowska
dh. Julia Małecka-Nowosielska
UKIP to skrót od Uniwersytetu Komunikacji i Promocji – cyklu szkoleń z zakresu wizerunku organizowanego przez Zespół Komunikacji i Promocji Chorągwi Gdańskiej ZHP od października 2015 r. Dotychczasowe spotkania odbywały się w formie wieczornych spotkań na zadany temat (raz w miesiącu), ten weekend zaś był pierwszym zjazdem w formie biwaku.
Czuwaj!
hm. Jacek Grzebielucha
Zespół Komunikacji i Promocji
Chorągwi Gdańskiej ZHP